Die Betreuungskraft kommt meist direkt aus Polen und ist in der Regel viele Stunden unterwegs bevor sie beim Einsatzort ankommt.

Nach einer gewissen „Ankunftsphase“, sprich Ruhezeit kann dann alles besprochen werden was vor Ort zu tun ist. Sei es wie die Betreuung des Pflegebedürftigen verlaufen soll, sei es wie die Haushaltsführung ablaufen soll, wie Essen vorbereiten, Abwaschen, Einkaufen, Saubermachen, Wäsche waschen. Wie viel Zeit wird für das Einkaufen gehen benötigt, wie oft wird die Wohnung sauber gemacht (gesaugt, nass wischen etc.).

Welche und wie viel Betreuung benötigt der  Hilfebedürftige selbst, wie oft täglich, wie lange täglich, was bevorzugt der Betreuungsbedürftige, was eher weniger. Möchte der Betreuungsbedürftige spazieren gehen, bzw. gefahren werden mit den bereitgestellten Hilfsmitteln, möchte er etwas Vorgelesen bekommen, möchte er Spiele machen  etc..

Natürlich muss auch die Freizeit und Ruhezeit für die Betreuungsperson mit eingeplant werden.

Für dies alles empfiehlt sich ein sogenannter Strukturplan zu erstellen, welcher dann täglich abgearbeitet werden kann. Dies erleichtert für alle Beteiligten den Tages- und Wochenablauf und kann jederzeit ergänzt oder geändert werden. Auch bei den anstehenden Übergaben an die nächste Betreuungskraft erleichtert und verkürzt dieser Plan die Einarbeitung.